Ausência de foco, obrigações e falta de
planejamento são algumas dificuldades enfrentadas pelos profissionais no
mercado atual. Livre-se delas!
A
frase "tempo é dinheiro" nunca foi tão bem colocada como nos dias
atuais, em que cada vez mais profissionais precisam se desdobrar para
realizar suas funções e entregar suas atividades em prazos cada vez mais
enxutos. Para ajudá-los, muitas empresas vêm tentando desenvolver em
sua equipe a capacidade de organização do tempo que, se feita
adequadamente, pode evitar o estresse e ainda o pagamento de muitas
horas extras.
"A avalanche de dados e informações e a pressão do mercado para se
produzir mais à um baixo custo, reforçam a necessidade de uma gestão
compartilhada e produtiva do tempo - esta responsável não apenas por
garantir a lucratividade, mas também empregos estáveis e qualidade de
vida", explica o diretor executivo da Innovia Training & Consulting,
Ricardo Barbosa.
Pensando nisso, o Portal InfoMoney resolveu listar algumas dicas que
podem ajudar tanto o profissional quanto seu gestor a administrar melhor
o tempo. Confira a relação à seguir:
1. Estabeleça prioridades: é importante saber quais
prazos são os mais urgentes a serem entregues. Uma forma eficaz para
isso é utilizar o quadrante do tempo, no qual o profissional irá separar
suas atividades em Crises (importante e urgente), Urgências (urgente,
mas não importante), Planejamento (importante mas não urgente) e Rotina
(nem importante e nem urgente).
2. Discipline reuniões: um grande erro dos chefes ou
CEOs das empresas está na convocação de seus colaboradores para uma
reunião sem uma pauta já pré-definida. “Qualquer reunião deve ter um
moderador que esboce antes os pontos que serão abordados em sua
realização. Estipule um horário fixo: se é uma hora de reunião, não
ultrapasse o horário. Os profissionais perderão o foco e irão se
interessar por qualquer outra coisa, como o celular, por exemplo”, conta
Barbosa.
3. Estabeleça códigos de conduta: a expressão é
estranha, mas disciplinar os horários para conversas, para atender o
telefone e responder um e-mail é necessário. Barbosa diz que se um
profissional tem uma tarefa que precisa de maior atenção, que ele deve
usar então o código de conduta para não dispersá-la. “Isso vale
inclusive para os colegas e chefes. Em casos que você tenha que se
concentrar numa atividade, mas alguém queira falar com você, converse em
pé. A conversa tende a ser mais rápida do que se estivessem sentados e
relaxados”, aconselha.
4. Evite o acumulo de funções que não sejam suas: mostre
que trabalho e pró-atividade têm limites. Acumular tarefas que vão além
de suas obrigações o deixarão malvisto pelo chefe, já que você terá
muitas atividades, mas não conseguirá entregar nenhuma.
5. Tenha um ócio criativo: o descanso é preciso para
alguém ser produtivo. Sendo assim, 15 a 20 minutos de intervalo entre
cada atividade o farão render mais do que horas pulando de uma tarefa
para outra. “O ócio criativo nada mais é que pensar sobre o trabalho de
uma forma mais relaxada, um momento de reflexão. procure saber mais
sobre suas funções e consulte a opinião de seus colegas. Talvez eles
tenham uma sugestão que o leve a solução de algum problema.”
6. Nem tudo é culpa do empregado: é fundamental o
chefe gerenciar as atividades dos seus profissionais determinando
prazos, metas, objetivos e estipulando horários. “Muitas vezes, a
procrastinação do empregado não é por culpa dele, mas sim do chefe que
não informa quando o mesmo terá de entregar determinado trabalho”,
analisa Barbosa.
7. Você e seu emprego não são a mesma coisa: separar
vida profissional com a particular é importante para um descanso
mental. "Só pensar no trabalho não é bom, pois afeta diretamente a nossa
saúde, família e qualidade de vida. Quando planejamos nossas
atividades, somos mais produtivos", finaliza o diretor da Innovia.
Fonte: Site: Administradores.com
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